数字化办公来临,“全能员工”需要哪些素质?

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在数字化时代,惠普A3页宽复合机将成为办公室中最有价值的“员工”之一。

几乎每一个企业管理者都希望有这样的一个员工:他能干而又听话,聪明而又低调,能顺利而忠实的执行自己的计划,包揽所有的数据和文件处理工作,同时还能做到24小时待机,随时投入工作。现实中真有这样的完美员工存在吗?答案是肯定的。近年来已经成为主流的数字化智能办公,就是这样一个能把大多数办公室工作都包揽的“完美员工”。

从现实来看,在过去几年中,随着移动互联网与人工智能技术的普及,数字化智能办公正在成为全球企业办公的大趋势。而相关行业调查数据则表明,美国作为数字化智能办公的先行者已发展得较为成熟,数字化办公设备的普及化率已达到90%以上,日韩、西欧等国家与地区也达到了80%以上,中国企业数字化办公的普及化率虽然略低于日韩(74.6%),但却是数字化办公提升速度最快的国家。

好员工自然需要好的管理。对于企业管理者们来说,想要利用好数字化智能办公,就需要具备数字化办公的思维方式。以办公设备的采购为例,过去企业在选择产品时更看重设备的成本与性价比,但在数字化办公的时代,管理者在考虑成本的同时更应该考虑到这台设备能否更好的接入工作流中。近年来全球数字化智能办公设备销量的增长态势,表明已经有越来越多的企业管理者意识到了这一点。

当然,数字化智能办公的普及,并不意味着传统纸上办公的消失。依托数字化智能办公带来的效率提升,纸上办公的价值正在得到更大程度的展现。一项来自中国造纸行业协会的统计数据表明,在过去五年中国内打印纸销量的平均年增长幅度超过了8%,这一增长源于企业需要处理的信息量逐渐增多。除此之外,纸质文档在传输、防伪、保存、查阅等方面的便利性也是电子文档所难以比拟的。纸上办公仍然是现代办公中难以取代的关键环节。而当前文印设备智能化程度的不足以及工作流管理功能的缺乏,正在成为制约企业数字化办公转型的瓶颈。如何让纸上办公适应数字化智能办公的需求,成为一个亟待解决的问题。

对于如何看一个公司是否有发展前景,互联网上一直有这样一个简单的标准:看企业是否会为了省钱而浪费时间。例如,有些企业明明有很充足的资金,但不舍得让员工用高配的电脑,这样一来在设备上固然省下了几百块钱,但因为工作效率降低而多发的每个月的加班费可能要多出更多的钱。同样,如果想让数字化智能办公这个“员工”更好的工作,那么是否可以优化工作流、提升工作效率,是否可以与IT系统相连,提升企业的信息化水平,都应该是Manager们为“他”选择装备时的重要考量因素。对于行业用户而言,数字化办公不仅涉及文件的输入与输出,更涉及到了企业的工作流。数字化智能办公对于数据的采集、分类、归档都产生了新的要求,这需要有一套完善的软件与硬件系统作为支撑。

在企业的日常办公中,集打印、复印等多项功能为一体的复合机,可谓是数字化时代文档处理能力最强的设备之一。从电子文件的实体化输出到纸质文档的扫描、归档,复合机承担起了连接数字化办公与纸上办公枢纽的任务,也是纸上办公与数字化办公融合最好的解决方案之一。一台具备工作流管理能力的复合机能够为数字化智能办公提供重要助力,给用户带来更适合数字化办公环境的稳赢体验。例如,复合机设备可以将纸质文档直接扫描至邮箱并进行发送,这大大简化了文档图片的处理和传输流程。同时,对于设备使用者来说,如果可以远程查看复合机设备的材余量、机器状态、易损件管理等方面的信息,无疑也可以极大地提升设备的使用与管理效率。

WfMC(Workflow Management Coalition)工作流管理联盟在一项针对企业文印设备的需求调查中发现,企业管理者对于当前文印设备最主要的两大需求是智能与稳定。智能意味着在复合机设备能够在办公环境中与电脑、手机等越来越多的设备实现接驳,同时具备对文档与数据的高效管理能力,满足越来越灵活、越来越移动化的办公需求;稳定则意味着复合机设备需要保持随时待机的状态,即便出现故障也能够进行快速维修,适应高强度的现代办公节奏。以此为基础,复合机设备将具备更强的工作流管理能力,成为企业数字化智能转型的保障。

作为数字化办公领域的资深品牌,惠普以其最新推出的新一代A3彩色智能页宽复合机,无疑是企业数字化智能办公解决方案的最优选择。针对绝大多数企业管理者对于复合机智能与稳定的要求,惠普A3页宽复合机融入了多项智能与安全科技,可以为企业提供从软件到硬件的全方位支持,完美适应数字化办公环境,为公司提供强大的生产力。

惠普A3页宽复合机的各项智能化功能,是基于数字化办公的工作流而展开的。惠普A3页宽复合机拥有惠普研发的HP future smart系统,这一系统可以让使用者根据使用习惯自定义多种快捷方式,不必每次操作都重复复杂的步骤,即便完全不熟悉复合机的人,也能根据需求快速选择一键打印,极大提升了办公效率。

在安全方面,惠普A3页宽复合机智能化程度也十分优异。HP Sure Start功能拥有业界领先的BIOS自修复能力,如果设备的BIOS系统受到攻击,那么HP Sure Start会重新启动并对操作系统进行自动修复。在设备运行过程中,系统则可对内存进行实时监控,当发现异常的内存操作或者攻击行为时,系统会自动重启系统并向管理员报警。此外,对于恶意代码和未经授权的代码或固件,惠普A3页宽复合机也能在第一时间进行识别与报警,让数字化办公成为真正意义上的安全办公。

在实现智能化的同时,惠普A3页宽复合机也对稳定性进行了全方位保障。Smart device service 系统可以实现对设备的智能管理,监控设备状态,系统可以认知使用者经常的习惯、作业量等,对机器的状态做出预判,帮助IT manager更好地管理设备。当设备出现故障时,维修人员也能远程了解故障发生的原因和位置,甚至可以提前获得针对该故障的维修指导。这一功能在提升服务效率的同时,也让设备稳定运行的时间大大增加。

从日常的打印操作到设备和信息的安全防护,从设备状态管理和故障维修,应运而生的惠普A3页宽复合机,将智能与效率融入到了数字化办公时代的工作流中,描绘出数字化智能办公的远景,也为企业的数字化办公转型提供了保障。毫无疑问,在数字化时代,惠普A3页宽复合机将成为办公室中最有价值的“员工”之一。

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